Образец Описи Документов Для Передачи В Архив
Опись кадровых документов при сдаче в архив образец Опись. Документы для передачи. Правовые особенности оформления описи передачи документов, пример и форма. Организации работ, что касается передачи документов в архив.
Подготовка документов к передаче в архив. Хранение документов в архиве. В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы.. Патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет: научной документации — 15 лет; кино- и фотодокументов — 5 лет; видео- и фотодокументов — 3 года.. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела); составление и оформление описи дела.
В статье будет рассмотрен один из важнейших локальных нормативных актов по хранению документов – инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации. Эта инструкция в равной степени необходима как сотрудникам структурных подразделений, так и работникам службы ДОУ. Первым – потому, что является пошаговым руководством по обработке документов при подготовке их к хранению, а вторым – потому, что возлагает указанные обязанности на подразделения организации и дает право требовать от них передачи в архив корректно скомпонованных и оформленных дел.
Образец инструкции приводится в статье. Поскольку унифицированной и обязательной для всех организаций формы инструкции по подготовке и передаче документов в архив организации не существует, каждая компания разрабатывает ее самостоятельно, исходя из собственных традиций и потребностей в хранении документов. В качестве основы для разработки инструкции используются Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива, далее в статье – «Основные правила»). Рассматриваемая инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает ее проект, который согласуется с заинтересованными должностными лицами и утверждается руководителем организации. Все структурные подразделения должны получить копию инструкции. Пример инструкции по подготовке и передаче документов в архив Приведем образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив обычной негосударственной организации.
После примера прокомментируем положения инструкции, касающиеся вопросов приема в архив документов с небольшими сроками хранения, а также хранения и уничтожения электронных документов. Общество с ограниченной ответственностью «Альтаир» (ООО «Альтаир») ИНСТРУКЦИЯ № 1 Москва УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Альтаир» Рыбаков Н.С. Рыбаков по подготовке и передаче документов в архив. Общие положения. Подготовка дел к передаче в архив ООО «Альтаир» (далее - Общество) включает в себя работу по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел, составлению сдаточных описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Подготовка дел к передаче в архив выполняется в структурных подразделениях Общества. Ответственность за качество и своевременность подготовки и передачи дел в архив несет руководитель структурного подразделения.
График передачи дел в архив составляется в начале года после проведения экспертизы ценности документов Общества и согласуется с начальником службы ДОУ. Работники архива при необходимости оказывают методическую помощь структурным подразделениям в подготовке и оформлении дел для передачи их в архив. Прием дел производится работником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы в архив.
Работники архива имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные дела. При подготовке дел к передаче в архив Общества следует руководствоваться:. Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от ) (далее – Основные правила).
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от № 558).
Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от № 1182).
Номенклатурой дел Общества. Положением об экспертной комиссии Общества (утв. Генеральным директором ). Инструкцией по делопроизводству Общества (утв. Приказом от № 12). Состав документов подлежащих передаче в архив.
Архив Общества комплектуется делами временного, постоянного хранения, а также делами по личному составу. В архив Общества передаются дела временного хранения со сроками хранения от 5 лет.
Дела со сроками хранения до 5 лет хранятся в структурных подразделениях Общества и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке (см. Раздел 4 настоящей Инструкции). Экспертиза ценности документов. Экспертиза ценности документов (далее ЭЦ) – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. ЭЦ проводится в Обществе ежегодно.
ЭЦ проводится на основании номенклатуры дел Общества. При проведении ЭЦ осуществляется:. отбор документов для передачи в архив Общества;. отбор и выделение из дел документов, не подлежащих архивному хранению (черновики, копии, документы не подлежащие передаче в архив в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции);. выделение к уничтожению дел и документов, сроки хранения которых истекли. По результатам ЭЦ составляются:.
для документов, по которым принято решение о передаче в архив – сдаточные описи дел (приложение 1);. для документов, срок хранения которых истек и которые признаны не имеющими научно-исторической ценности и утратившими практическое значение – акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2);.
для утерянных документов – акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 3). Уничтожение документов. Уничтожение документов – это процесс ликвидации документов без возможности восстановления. Акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек (приложение 2), утверждаются генеральным директором Общества.
Уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации. Электронные документы могут уничтожаться как путем физического уничтожения носителей, так и путем переформатирования или перезаписи носителей. При необходимости к процедуре уничтожения электронных документов привлекаются специалисты отдела информационных технологий Общества. Комплектование и оформление дел и документов для передачи в архив. Комплектование архивного дела включает в себя следующие операции:. сортировку документации с целью выделения из дел документов, срок хранения которых истек, дубликатов, копий и т.д.;. проверку правильности систематизации документов внутри дел;.
проверку комплектности дел;. проверку корректности оформления документов, содержащихся в деле (наличие всех необходимых реквизитов, подписей, виз). Если в деле содержится переписка, документы группируются по хронологии или по принципу «запрос-ответ». Если в деле содержится переписка по нескольким крупным вопросам, документы группируются по каждому из них отдельно, а группы отделяются друг от друга разделителями. Приложения подшиваются непосредственно после основных документов. Приложения-предметы (компакт-диски, флеш-карты и т.п.), или приложения, которые могут быть повреждены (фотографии, схемы), вкладываются в конверт, который подшивается после основного документа. Документы в деле располагаются таким образом, чтобы документы за январь находились в начале дела (тома), а документы за декабрь – в конце.
В деле должно содержаться не более 250 листов. Если объем дела больше, оно подразделяется на тома. Если объем дела небольшой, допускается комплектовать его вместе с другими делами при условии, что у всех дел комплекта одинаковые сроки хранения. При сшивании подобных дел между ними вкладываются разделители, на которых указывается индекс и заголовок каждого из дел. Электронные документы хранятся на внешних носителях информации.
Наименование файла электронного документа должно полностью соответствовать заголовку дела по номенклатуре. На один носитель информации помещаются файлы электронных документов, имеющих одинаковый срок хранения. Носитель информации с файлами электронных документов подшивается в конверт. На конверте указывается индекс и заголовок каждого из дел.
Оформление дела для передачи на архивное хранение. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела со сроками хранения 10 лет и более. Полное оформление дел предусматривает:. Подшивку или переплет дела.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Нумерацию листов в деле.
Нумерация листов внутри дела производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом арабскими цифрами. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно.
При наличии конверта с непрошитым приложением (схема, фотография) нумеруется только конверт независимо от количества листов приложения. Не нумеруются дела, содержащие документы одного вида, имеющие собственную валовую нумерацию (например, приказы).
Внутренняя опись имеет отдельную нумерацию. Не нумеруются лист заверительной надписи и разделители внутри дела. Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 4). Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, а также для учета дел, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают их конкретное содержание. Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела (приложение 5). В конце дела подшивается лист заверительной надписи.
В листе-заверителе указывается количество листов дел и внутренней описи (при ее наличии), оговаривается состояние документации в деле. Заверительная надпись датируется и подписывается руководителем структурного подразделения, сдающего дело. Оформление реквизитов обложки дела (наименование структурного подразделения, индекс и заголовок дела, крайние даты документов в деле, количество листов). Заголовок архивного дела должен строго соответствовать номенклатуре дел и отражать содержание документации, содержащейся в деле.
Для дел, скомплектованных по тематическому принципу, целесообразно составлять развернутый заголовок (с перечислением вопросов, которым посвящена документация дела). Ограничение доступа к информации дела также отражается в заголовке. Заголовок оформляется на бланке и наклеивается на обложку файла. Реквизиты заголовка:. наименование компании;.
наименование структурного подразделения (управление, отдел);. индекс дела по номенклатуре;. номер дела (тома), если необходимо;.
заголовок дела. аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);. крайние даты дела (тома);. количество листов архивного дела (тома);.
срок хранения дела (тома). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Порядок передачи дел в архив.
Передача дел на архивное хранение производится по сдаточной описи (приложение 1). При заполнении описи в нее с обложки каждого дела переносятся следующие данные: 7.2.1.
Заголовок дела без сокращений; 7.2.2. Индекс дела по номенклатуре дел; 7.2.3. Крайние даты дела; 7.2.4. Количество листов дела. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том заносится в опись под своим порядковым номером.
Сдаточная опись на дела, подготовленные структурным подразделением для сдачи в архив, составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем структурного подразделения. Оба экземпляра описи вместе с подготовленными для сдачи на архивное хранение делами передаются в архив. При приеме дел работник архива Общества сверяет передаваемые дела со сдаточной описью и делает запись о приеме, после чего один экземпляр сдаточной описи передается в структурное подразделение. Приложение 1 к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив (утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» ) Общество с ограниченной ответственностью «Альтаир» (ООО «Альтаир») (наименование подразделения) СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ дел за год «» 201 г. № № п/п Индекс дела по номенклатуре Заголовок дела по номенклатуре Крайние даты Срок хранения Количество листов Примечание. Дела в количестве ед.
На хранение сдал: (цифрами и прописью) (наименование должности работника структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. Дела в количестве ед. На хранение (цифрами и прописью) принял: (наименование должности работника службы ДОУ) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от «» 20г. № (наименование должности работника структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. Приложение 2 к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив (утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» ) УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Альтаир» Н.С.
Рыбаков «» 20 г. АКТ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению «» 201 г. № На основании номенклатуры дел ООО «Альтаир» отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившее практическое значение следующие документы ООО «Альтаир»: (наименование структурного подразделения) № п/п Заголовок дела Крайние даты Номера описей Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи Кол-во ед. Срок хранения и номера статей по перечню Примечание Итого: ед.
Загоды (цифрами и прописью) (наименование должности руководителя службы ДОУ) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК организации от «» 20 г. № Документы в количестве: (цифрами и прописью) уничтожены путем , о чем составлен акт от «» 20 г. № (прилагается). (наименование должности руководителя службы ДОУ) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. Приложение 4 к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив (утв.
Генеральным директором ООО «Альтаир» ) ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела (наименование дела) (наименование подразделения) за год № п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов ед. Примечание Итого: документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи документов (цифрами и прописью) (наименование должности работника структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. (наименование должности работника службы ДОУ) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г.
Приложение 5 к инструкции по подготовке и передаче документов в архив (утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» ) ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № В дело подшито и пронумеровано (цифрами и прописью) листов, в том числе: литерные листы: пропущенные номера: +листов внутренней описи: Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 (наименование должности работника структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г. (наименование должности работника службы ДОУ) (подпись) (расшифровка подписи) «» 20 г.
Приведенная инструкция является универсальной и может быть трансформирована любой организацией под ее собственные нужды. Положения инструкции, отступающие от норм, предписываемых Основными правилами Пункт 2.2. Инструкции содержит информацию о том, что в архив попадают дела со сроками хранения от пяти лет. Согласно Основным правилам, в архив следует сдавать документы со сроками хранения от 10 лет и более, а дела с меньшими сроками хранения оставлять в структурных подразделениях. Однако в настоящее время отделы коммерческих организаций стремятся сдать в архив как можно больше документов, при этом редко учитывая сроки их хранения.
Если размеры помещения архива позволяют принимать все документы, которые хотели бы сдать структурные подразделения компании, а в архиве работает достаточно людей, которые смогут обработать принятые документы и своевременно организовывать их экспертизу и уничтожение, то никаких проблем нет. Так, в нашем примере установлено, что архив организации принимает дела со сроками хранения от 5 лет.
Пункты 4,4., 5,7. Инструкции содержат информацию о хранении и уничтожении электронных документов.
В последние годы все чаще возникают вопросы о том, как хранить электронные документы и копии документов в электронном виде. Отметим, что электронный документ и электронная копия документа – не одно и то же. Электронный документ – «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Самый простой пример электронного документа – журнал регистрации, который ведется в Excel или Access. После завершения он не распечатывается, а так и хранится в электронном виде.
2, Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Не смотря на то, что Основные правила предписывают помещать в дела оригинальные экземпляры документов, в последнее время заметна тенденция дополнительно хранить их электронные копии. Иными словами, законченные делопроизводством документы сканируются для передачи в архив. Полученным в результате сканирования файлам присваиваются индивидуальные сроки хранения, которые значительно превышают сроки хранения их бумажных оригиналов. Как правило, сканированные копии хранятся постоянно. Если говорить о преимуществах хранения электронных копий документов, то они очевидны: внешние электронные носители занимают минимум места и при этом могут содержать терабайты информации. Организация вправе решить для себя, с каких документов перед передачей в архив будут сняты электронные копии.
Разумеется, сканирование документов должно производиться до того, как они будут сшиты в тома. Сканировать документы могут как специалисты самого подразделения, так и сотрудники службы ДОУ. Носители электронной информации хранятся в конвертах, подписанных по аналогии с бумажными томами. Целесообразно помещать на один электронный носитель документы с одинаковыми сроками хранения. Внимательный читатель, хорошо знакомый с федеральными нормативно-правовыми актами по делопроизводству и архивному делу, заметит некоторые отступления от традиций архивного хранения и форм документов, установленных Основными правилами. Этому есть несколько причин.
Во-первых, большинство негосударственных организаций не являются источниками комплектования государственных архивов, и в плане хранения документов «варятся в собственному соку», соприкасаясь с госархивами, например, только при передаче документов по личному составу при ликвидации организации. Поэтому из форм документов могут быть исключены такие реквизиты, как: отметка об утверждении описей дел по личному составу ЭПК в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 2 Инструкции). Во-вторых, те же негосударственные компании зачастую не могут позволить себе хранить дела в подразделениях в течение 10 лет и более. Некоторые отделы компании передают в архив входящие документы сразу после того, как они снимаются с контроля просто потому, что в канцелярии или в приемной нет места для их хранения. Все эти поступающие в архив документы нужно принимать и организовывать, и здесь отступления от Основных правил неизбежны. В заключении статьи, хочется сказать о том, что Основные правила остаются фундаментальным документом для формирования корпоративных традиций в плане хранения информации. И если вы отступаете о них, то делать это нужно с умом.
Можно передать в архив организации дела, потому что их негде хранить, но ни в коем случае нельзя изменять сроки хранения документов и вводить тому подобные глобальные коррективы. © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право» Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» - портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник секретаря и офис менеджера». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197.
В архивах организаций хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений.
Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены. Оформление дел состоит из следующих операций:. проверка правильности группировки документов в дела;. брошюровка (подшивка);. нумерация листов;. составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);. составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;.
внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);. составление и оформление описи дела. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:. не проводить систематизацию документов в деле;. не нумеровать листы дела;. не составлять заверительные надписи;.
не прошивать (не брошюровать). Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.
Форма листа-заверителя дел При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя.
Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов. Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.
Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается.
На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу. При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе. Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается.
Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела.
Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера. Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается. Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций. В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.
Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1. Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело.
После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел. Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».
Образец Описи Документов Для Передачи В Архив
В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:. наименование учреждения (организации) и его подчиненность;. наименование структурного подразделения;.
делопроизводственный индекс дела;. заголовок дела;.
срок хранения дела. При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:. номер тома, если дело имеет несколько томов;. крайние даты дела;. количество листов в деле;. номера фонда, описи и дела по описи.
Последний реквизит проставляется в архиве. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним. Заголовок дела переносится на обложку в начале года. Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением.
Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем. При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.
На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации.
Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме.
Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:. порядковый номер дела (тома) по описи;. индекс дела (тома);.
заголовок дела (тома);. даты дела (тома);. число листов в деле (томе);.
срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);. примечание.
Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения. При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать.
Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности.
Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел. Форма итоговой записи и заверительной подписи Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения. В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись.
Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу Рис. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.
Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».
Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи. Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу.
Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет. В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения.
Электронные документы включаются в самостоятельные описи. Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах.
Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив. Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.
На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.